Korespondencja mailowa

Umiejętność prowadzenia korespondencji mailowej jest bardzo przydatna w pracy wymagającej kontaktu z klientami lub partnerami biznesowymi. Skuteczność i efektywność tej formy komunikacji jest tym większa, im staranniej tworzymy wiadomości mailowe. Prawidłowo prowadzona korespondencja mailowa posiada następujące zalety w porównaniu z omawianiem spraw przez telefon:

  • większa precyzja przekazywanej treści
  • Możemy nadać naszej wypowiedzi precyzyjniejszy charakter dzięki temu, że swój przekaz piszemy, a następnie możemy go przeczytać przed wysłaniem i zastanowić się, czy odbiorca zinterpretuje go zgodnie z naszymi intencjami. W razie potrzeby możemy dokonać modyfikacji i dobrać najodpowiedniejsze środki wyrazu.

  • możliwość dodania załączników
  • Przy pomocy załączników graficznych lub tekstowych można wzbogacić przekaz oraz bardziej obszernie i wszechstronnie przedstawić poruszaną sprawę, co ułatwi odbiorcy jej zrozumienie. Jeśli dodajemy załącznik, warto o tym wspomnieć w treści maila, żeby odbiorca go nie przeoczył.

  • łatwa archiwizacja komunikacji
  • Wysyłane i otrzymywane maile możemy sortować i gromadzić w swojej skrzynce, dzięki czemu można zawsze wrócić do poczynionych ustaleń. Można także ponownie wykorzystać stworzoną treść lub jej fragmenty, gdy pojawi się podobne zapytanie od innej osoby.

Czas poświęcony na napisanie maila w sposób jak najbardziej staranny i uprzejmy zwróci nam się w taki sposób, że gdy odbiorca właściwie zrozumie przekaz oraz nastawi się do nas pozytywnie, nie będziemy musieli pisać kolejnych maili, w których będziemy wyjaśniać nieporozumienia lub uzupełniać brakujące informacje.

Nie każda sytuacja służbowa wymaga napisania maila - nierzadko lepszym wyborem jest rozmowa telefoniczna. Zależy to od celu komunikacji i dostępnego czasu. Warto wybierać taką formę komunikacji, która najlepiej sprawdzi się w danej sytuacji, biorąc pod uwagę zalety korespondencji mailowej oraz rozmów telefonicznych.


O czym warto pamiętać tworząc wiadomość mailową?

  • Skieruj maila do właściwej osoby.
  • W polu "Do" należy wskazać głównego odbiorcę, od którego oczekujemy odpowiedzi lub działania. W polu "Kopia do" ("DW", po ang. Cc) można dodać inne osoby, które również mogą być zainteresowane przekazywaną treścią, ale od których nie oczekujemy informacji zwrotnej ani bezpośredniego zaangażowania. Istnieje jeszcze pole "Ukryta kopia do" ("UDW", po ang. Bcc), ale osobiście unikam używania go, gdyż w kontaktach biznesowych nie ma miejsca na załatwianie spraw za czyimiś plecami.

  • Podaj trafny temat maila.
  • Temat powinien być zwięzły, ale na tyle precyzyjny, aby odbiorca już na jego podstawie dowiedział się, w jakiej sprawie piszemy. Nadawanie mailom konkretnego tematu ma też tę zaletę, że łatwiej później odnaleźć korespondencję na dany temat w archiwum, gdy chce się do niej wrócić.

  • Używaj stosownych zwrotów powitalnych i pożegnalnych oraz grzecznościowych.
  • Nadają one korespondencji profesjonalny charakter oraz mogą ją ocieplić, pod warunkiem, że są czymś więcej niż tylko sztampowymi formułkami.

  • Pisz poprawnym językiem.
  • Przed wysłaniem sprawdź maila pod kątem poprawności ortograficznej, interpunkcyjnej, gramatycznej i stylistycznej. Błędy językowe nie tylko stawiają nadawcę w gorszym świetle, ale także utrudniają odbiorcy zrozumienie wiadomości.

  • Nadaj wiadomości logiczną strukturę.
  • Przekazywane informacje powinny być uporządkowane, żeby odbiorca mógł je łatwiej przyswoić. W zależności od potrzeb można uwzględnić w wiadomości wstęp, rozwinięcie i zakończenie lub podzielić odrębne informacje na osobne akapity albo podpunkty. Można także zastosować strukturę od ogółu do szczegółu lub odwrotnie. Najistotniejsze informacje najlepiej umieszczać na początku maila, gdyż wówczas ciekawość odbiorcy jest najbardziej rozbudzona, a uwaga najbardziej skupiona, lub na końcu maila jako wnioski z wcześniejszego wywodu, żeby odbiorca lepiej je zapamiętał (efekt świeżości). Ważne, aby mail tworzył sensowną całość, w której widać wyraźnie poszczególne zagadnienia. Chaos nie sprzyja udanej komunikacji.

  • Zadbaj o spójność i przejrzystość wypowiedzi.
  • Można je poprawić dzięki stosowaniu wyznaczników spójności tekstu (zwanych też wskaźnikami zespolenia, po ang. discourse markers, linking expressions), czyli odpowiednich spójników, zaimków i przysłówków, które sprawiają, że zdania łączą się ze sobą znaczeniowo we wskazany sposób i odbiorca nie musi się domyślać sensu wypowiedzi oraz zastanawiać się, jaką rolę spełnia dana informacja w obrębie całego tekstu.

  • Podejdź do zagadnienia z punktu widzenia odbiorcy.
  • Warto wczuć się w położenie odbiorcy i spróbować przewidzieć, jaka treść będzie dla niego najbardziej przyjazna, zrozumiała i przydatna w danej sytuacji. Nie należy rozwlekać maila - lepiej skupić się na konkretach i ograniczyć się do niezbędnej treści, żeby szanować czas odbiorcy.

  • W jasny sposób wyrażaj pytania i prośby.
  • Jeżeli oczekujemy od odbiorcy określonego działania lub udzielenia pewnych informacji, powinniśmy to wyraźne zakomunikować. Z maila musi jasno wynikać, w jakim celu został napisany. Również jeśli mail służy wyłącznie przekazaniu odbiorcy określonych informacji, warto to wyraźnie zaznaczyć, żeby odbiorca wiedział, że nie musi poświęcać czasu na odnoszenie się do naszej wiadomości.

  • Troszcz się o partnerską relację z odbiorcą.
  • Do budowania relacji służą nie tylko zwroty grzecznościowe wspomniane wyżej, ale także nasze nastawienie do odbiorcy wyrażane poprzez zainteresowanie jego samopoczuciem, docenianie jego wkładu w relację, dziękowanie za przysługi i potwierdzanie ustaleń. W trakcie komunikacji mailowej dochodzi nie tylko do wymiany informacji, ale także do wymiany emocji i warto zadbać o to, aby emocje te były pozytywne i sprzyjały udanej współpracy.


    Poniżej zebrałam przykłady zwrotów i wyrażeń, z którymi zetknęłam się w korespondencji mailowej otrzymywanej od moich brytyjskich współpracowników. Jest to próbka języka angielskiego rodzimego, zamieszczona bardziej jako ciekawostka niż jako uniwersalny wykaz różnych typów fraz funkcyjnych. Można je jednak wykorzystać we własnej korespondencji, żeby ją urozmaicić.


    Opening lines
    • I hope you are well.
    • I hope you are keeping well.
    • Further to my email of this afternoon, ...
    • Following on from my earlier mail, ...
    • Following on from the comments of X, ...
    • Re the attached invoices, ...
    • Sorry to hear you have technical difficulties for the banking.
    • I hope you are well, I know we have not been in contact for a little while now.
    Requests
    • Could you arrange this for me as soon as possible please.
    • If you can set up the payment at your convenience please.
    • If we can make the suggested amendment and then in future follow X's suggestion this will be OK.
    • If you could effect these changes for the reporting please.
    • If you could have the reports early tomorrow I would appreciate it.
    • I know X wants to leave soon so if you could do these as soon as you can it would be appreciated.
    • I would be grateful if you could please set up the payment accordingly.
    • I was hoping you may be able to give me further information concerning the revaluation?
    • I was hoping to get your help once again to pay the attached invoice. If this could be done as soon as possible please.
    • I was looking to get your assistance once again to transfer some Euros into our account please.
    • I wonder if you could help me with some reports from SAP requested by the Auditors.
    • Many thanks to close accounts now.
    • Are you able to action my request below please?
    • Would it be possible for you to post these as soon as you can please so I can add the amounts to the payment proposal which we will finalise tomorrow.
    • If you don't mind doing the correction please X will let you have the details of the documents and the revised descriptions.
    • I really appreciate there is a lot to do for closure but if there is any chance they could be updated any earlier it would be greatly appreciated as X cannot start the reporting until the journals are updated.
    • I look forward to receiving the information and thank you for your attention in this matter.
    • I was wondering if you know how I can get a report detailing all the expenses for one person for a year.
    • Could you send us a copy of some of the screens with the initial amounts pre-populated so we can make a start on providing the detailed analysis?
    • Could I please ask that you confirm your bank account details?
    Asking for agreement
    • If it's Ok with you I will finalise the payments today.
    • Would it be acceptable for this amount to be deducted from your next expenses claim?
    • Are we Ok to go ahead and pay all the items with a 'March' due date?
    • Hope this is clear and we can move forward with this policy.
    • I trust this will be acceptable for you and would welcome any feedback you have.
    • I hope we can agree the timetable and move forward on this.
    Agreement
    • This is good for me.
    • Yes, good point. I think to be safe we should do so. Thanks for querying this.
    • I will do as you say, it's a good idea.
    • No problem!
    • No problem whatsoever.
    Offers and promises
    • I'll chase it up for you.
    • Leave it with me.
    • If you can leave it a little longer with me I will come back on this a soon as I can.
    • I will try to have a look, but I have stock reconciliations to do so I too will have limited time.
    • Thanks for the closing schedule. This is ok for me and I'll be working to achieve this!
    • If you leave it for now I will contact them now to check.
    • We will aim to meet your timing requirement.
    • We will redefine our cut off to make sure we have time to finish and you have enough time to complete the reporting on time as well.
    • I think the targets are reasonable and will ensure we meet all our targets here.
    • We'll watch the posting dates more carefully in future.
    • In future we will advise you of any communication on the credit Insurance to confirm what action is necessary.
    • I will ask for repayment asap. I’ll keep you copied.
    • Just let me know what you need to post the invoice and we'll send it.
    • I'll look at the sheet with my colleague to make sure we are agreed on the data to be entered.
    Apology
    • Apologies for the delay in coming back to you.
    • Sorry not to come back on the VAT before now.
    • Apologies again and I hope this delay does not cause too much inconvenience.
    • Sorry for any inconvenience!
    • Many apologies.
    • Really sorry having been on holiday last week I had not caught up with all mails and missed this.
    • Sorry there is nothing further I can do.
    • Sorry my fault! Can you correct this please. I'll mark my copy here.
    • Thank you for your mail. Your comments are well noted. My apologies for any inconvenience to you. We will strive harder to meet the targets set.
    • Sorry this causes problems. We will push to have the details as soon as possible.
    • Apologies for any inconvenience.
    • Apologies for not having come back to you before now.
    • Sorry if this caused you a problem.
    Asking for opinion
    • If you can let me have your thoughts on the bank reference?
    • What is the best way to post the invoice so we only pay the amounts due as they fall? Thanks for your advice.
    • If you have any concern over this approach please let me know.
    Checking or confirming status or actions
    • How are you doing with the expenses? We can begin on the invoices if you have done these or work from the bottom of the expenses list?
    • Is there any chance you could post this one expense claim for X please and let Y know when it's done?
    • X is chasing for November before even October has been sent. Will it be possible to complete November today or more realistically tomorrow so I can let her know?
    • Payment is authorised.
    • You can get started with the cost plus reporting, all postings have been done.
    • Nothing pressing that needs doing before you go although we are still having problems with payments.
    • I note your comments thanks.
    • I did know you were on holiday on Friday - lucky you!
    • I will let you know if we have to adjust the invoice, so leave it pending for now please.
    • I can't think of anything further at his stage but if I do I will let you know.
    • Do you have any feedback on this issue please?
    • I will confirm again as soon as I discuss with the other manager.
    • The package is ready for publishing. Could you please briefly review and let us know if there are any changes you think are required. If you are happy with it, please go ahead and publish.
    • We will arrange for this payment to be cleared by X, an encashment entry isn’t required.
    • I am checking and will come back to you shortly. Sorry for any confusion!
    Approval
    • Many thanks for the payment proposal. Ok to go ahead for all the payments mentioned.
    • Many thanks for the payment proposal. I have gone through this, and it is Ok to proceed with the payments.
    • I have looked through the figures you provided thanks, please go ahead with the reporting on this basis.
    • Many thanks for the VAT reports. I have now been through these and they are all fine for me. Please go ahead and submit our return on this basis.
    • Thanks for the revaluation report. This is fine, please go ahead and make the adjustment.
    • Ok to go ahead as advised for the expense payments.
    • Thanks for the provision amounts, all of which I agree.
    • All the registers are OK thanks subject to the petrol accrual which we need to add.
    • Okay from me for the report to be sent to X.
    • I am happy for you to leave it as it is.
    • Okay please go ahead with this action.
    Thanking
    • Thanks for coming back on this.
    • Thanks for following up on this.
    • Thanks for checking this out.
    • Many thanks for your assistance.
    • Once again thanks for all your help with this.
    • Many thanks for your co-operation in this matter.
    • Many thanks for this, this is really helpful. Thanks for spending the time doing this.
    • Can I say a big thank you to you for your efforts to produce the reports.
    • Many thanks for all your help and assistance during 2015. I look forward to working another year together with you.
    Attachments
    • Invoice now scanned, copy attached for info.
    • Please find attached the details as requested.
    • Please find below details.
    • I attach details for your information.
    • Please see attached for information.
    • Details are noted on the attached as to where the posting should go.
    • As attached and as follows.
    Closing lines
    • I hope this helps.
    • I hope it makes sense.
    • I hope this explains.
    • Any further questions please let me know.
    • If you have any queries please let me know.
    • If I can help with anything further please let me know.
    • Will keep you posted.
    • I'll keep you advised.
    • Will update you again later today.
    • Will be back to you shortly.
    • No urgency.
    • Will keep you advised on any feedback I get.
    • If this is not your area could you please forward my mail.
    Best wishes
    • Have a good break.
    • I hope you have a lovely day off!
    • Can I wish you a nice weekend!
    • You have a good time on your days off as well.
    • May I wish you and your family a very Merry Christmas and a Happy New Year.
    • Many thanks for your best wishes.
    Out-of-office notifications
    • I am off to a customer shortly. I will watch my mails.
    • Before I forget to tell you - I will be on holiday this Friday 24th February.
    • Out of office 13/03. Will respond to mails on my return tomorrow 14/03.
    • On holiday from 30/03 to 09/04 incl.. If urgent please contact X on ... [phone numer]. Will have limited access to mails whilst out of office.

    Wszystkie materiały zamieszczone na niniejszej stronie objęte są prawem autorskim.
    Copyright © Emilia Galarowicz  
    www.ailime.pro

    Dodano 10.07.2016
    Ostatnia aktualizacja 30.12.2017